Privacybeleid — Kilevo

Laatst bijgewerkt: 04/12/2025

Kilevo hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
Dit privacybeleid legt op een duidelijke en transparante manier uit welke gegevens we verzamelen, waarom we ze gebruiken en welke rechten u heeft wanneer u de website Kilevo.com en de bijbehorende applicatie gebruikt.

Dit beleid is van toepassing op gebruikers van de Dienst, waaronder freelancers, kleine bedrijven en ondernemingen.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De Kilevo-dienst wordt uitgegeven door:

Christophe Contard
Uitgever van de Kilevo-software

Voor vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier dat beschikbaar is op de website en in de applicatie.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Kilevo verzamelt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de Dienst en voor het genereren van uw kilometerregistraties en bewijsdocumenten.

2.1 Identiteits- en accountgegevens

Wanneer u een account aanmaakt of een agenda koppelt, kunnen we verzamelen:

• voornaam en achternaam

• e-mailadres

• accountinformatie die gekoppeld is aan uw agenda-aanbieder (bv. Google, Microsoft)

2.2 Gegevens uit gekoppelde agenda’s

Wanneer u een agenda koppelt (Google Calendar, Outlook, Apple/iCalendar via ICS of compatibele bedrijfssoftware), kunnen wij toegang krijgen tot en importeren:

• de titel van het evenement

• de locatie

• de datum en tijd

• de beschrijving van het evenement

Kilevo verzamelt geen deelnemers van uw agenda-evenementen.

Deze gegevens worden gebruikt om uw rittenregister op te bouwen en de professionele of andere reden van een verplaatsing te kunnen onderbouwen, afhankelijk van de regels in uw land.

2.3 Gegevens die u in de applicatie invoert

U kunt zelf gegevens invoeren of opslaan, zoals:

• adressen (thuis, kantoor, veelgebruikte locaties)

• voertuigen (merk, model, relevante kenmerken voor de berekening, bv. fiscale pk’s indien van toepassing)

• verplaatsingsredenen (afhankelijk van de geldende regelgeving)

• reeds uitgevoerde terugbetalingen

• opmerkingen of beheergegevens

2.4 Bewijsstukken en bijlagen

U kunt documenten uploaden die gekoppeld zijn aan uw verplaatsingen, bijvoorbeeld:

• tolbewijzen

• parkeerkosten

• facturen of documenten ter bevestiging van een afspraak

2.5 Technische gegevens

Om veiligheids- en functionele redenen kunnen we verwerken:

• technische logs

• IP-adres

• browser- en apparaatinformatie

• authenticatiegegevens

2.6 Facturatiegegevens

Betalingen verlopen via Stripe.
Wij slaan geen bankkaartgegevens op onze servers op.

We bewaren alleen de informatie die nodig is voor uw abonnement en onze boekhoudkundige verplichtingen (bv. abonnementsstatus, contractuele identifiers, facturatiehistoriek).

3. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Uw gegevens worden gebruikt om:

• uw account aan te maken en te beheren

• uw agenda’s te koppelen en afspraken te importeren

• afstanden automatisch te berekenen

• het fiscale tarief van het relevante land en de relevante periode toe te passen

• exports te genereren (PDF, CSV) voor boekhoudkundige, fiscale of sociale verplichtingen

• uw abonnementen en facturatie te beheren

• de beveiliging van de Dienst te garanderen

• u te helpen via de klantenondersteuning

Kilevo verkoopt, verhuurt, draagt of deelt uw agenda- of bedrijfsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden.

4. Rechtsgronden van de verwerking (AVG)

Afhankelijk van de situatie verwerken wij uw gegevens op basis van:

• uitvoering van de overeenkomst (levering van de Dienst)

• wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding/facturatie)

• gerechtvaardigd belang (beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de Dienst)

• toestemming (met name voor niet-essentiële cookies)

5. Toegang tot diensten van derden (agenda’s)

Kilevo maakt het mogelijk om agenda’s van derden te koppelen, zoals Google, Microsoft of andere ICS-compatibele diensten.

Deze diensten hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden en privacybeleid.
Wij hebben geen controle over hun praktijken.

U beslist zelf:

• of u een agenda koppelt

• en u kunt een koppeling op elk moment verwijderen via uw account of via de externe dienst.

6. Waar worden uw gegevens gehost?

De applicatieve gegevens van Kilevo worden gehost in Frankrijk bij een professionele hostingprovider, waaronder:

• OVHcloud

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de gevoelige aard van bepaalde gegevens (met name geïmporteerde afspraken).

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Uw gegevens kunnen worden verwerkt door:

• het Kilevo-team (uitsluitend voor het leveren van de Dienst)

• noodzakelijke technische dienstverleners die optreden als verwerkers:

  • OVHcloud (hosting)

  • Stripe (betalingen)

  • Google Analytics (website-analyse)

Buiten deze gevallen worden uw gegevens niet aan derden doorgegeven, behalve wanneer de wet dit vereist of op verzoek van een bevoegde autoriteit.

8. Doorgifte buiten de Europese Unie

Kilevo host en verwerkt applicatieve gegevens in Frankrijk.

Toch geldt:

• de externe agenda-diensten die u kiest te koppelen (bv. Google, Microsoft) kunnen uw gegevens verwerken volgens hun eigen infrastructuur en locaties

• het gebruik van Google Analytics kan inhouden dat bepaalde browsegegevens door Google worden verwerkt, mogelijk buiten de EER, met passende wettelijke waarborgen

9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

9.1 Actief account

Wij bewaren uw gegevens zolang uw account actief is, zodat u de Dienst kunt gebruiken.

9.2 Inactieve accounts

Inactieve accounts worden na één (1) jaar inactiviteit verwijderd.

Deze verwijdering omvat onder meer:

• ritten

• adressen

• voertuigen

• bewijsstukken

• geregistreerde terugbetalingen

9.3 Verwijdering door de gebruiker

U kunt uw account op elk moment verwijderen via uw klantruimte.

Deze verwijdering is definitief en verwijdert de gegevens die aan uw gebruik van de Dienst gekoppeld zijn.
Kilevo bewaart geen mechanisme dat bedoeld is om een verwijderd account opnieuw te herstellen.

9.4 Facturatiegegevens

Bepaalde facturatiegerelateerde gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer de wet dit vereist.

10. Cookies

Kilevo gebruikt:

10.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor de werking van de applicatie (authenticatie, beveiliging, sessies).
Ze kunnen niet worden uitgeschakeld omdat ze essentieel zijn voor toegang tot de Dienst.

10.2 Analytische cookies

Wij gebruiken Google Analytics na uw toestemming.

Bij uw eerste bezoek verschijnt een cookiebanner.
U kunt uw keuzes op elk moment aanpassen via de cookie-instellingenlink onderaan elke pagina.

11. Uw rechten

Volgens de toepasselijke regelgeving beschikt u onder meer over het recht om:

• uw gegevens in te zien

• ze te corrigeren

• verwijdering te vragen

• bepaalde verwerkingen te beperken

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

• uw gegevens te laten overdragen wanneer dit van toepassing is

U kunt deze rechten uitoefenen via het contactformulier op de website of in de applicatie.

12. Beveiliging

Wij passen redelijke technische en organisatorische maatregelen toe om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of wijziging.

Gezien de aard van agenda- en bewijsdocumentgegevens beperken wij de toegang strikt tot wat nodig is om de Dienst te leveren.

13. Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen om wijzigingen in de Dienst of in de regelgeving te weerspiegelen.
De datum van de laatste update wordt bovenaan deze pagina vermeld.