Gebruiksvoorwaarden

Laatst bijgewerkt: 04 december 2025

Deze Gebruiksvoorwaarden (hierna de “GV”) hebben tot doel de voorwaarden en modaliteiten te bepalen voor de toegang tot en het gebruik van de dienst Kilevo (hierna de “Dienst”), aangeboden op Kilevo.com en via de bijbehorende applicatie.

Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, erkent de gebruiker (hierna de “Gebruiker”) kennis te hebben genomen van deze GV en deze zonder voorbehoud te aanvaarden.

1. Doel van de Dienst

Kilevo is een SaaS-oplossing (Software as a Service) die gebruikers met name in staat stelt om:

• één of meerdere agenda’s te koppelen (Google Calendar, Outlook, Apple / iCalendar, ICS, compatibele zakelijke software);

• afspraken op te halen om een kilometerregistratie te genereren;

• automatisch afstanden en kilometervergoedingen te berekenen op basis van ingestelde fiscale schalen;

• exports te genereren (PDF, CSV, enz.) om de boekhoudkundige en fiscale processen van Gebruikers te vergemakkelijken.

De Dienst wordt aangeboden voor professioneel gebruik en/of voor de behoeften van zelfstandigen, kleine ondernemingen, teams en bedrijven.

2. Definities

In deze GV hebben de volgende termen de betekenis hieronder:

• “Site”: de website toegankelijk via Kilevo.com en eventuele bijbehorende subpagina’s.

• “Dienst”: alle functionaliteiten die toegankelijk zijn via de Site en de Kilevo-applicatie.

• “Gebruiker”: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met een account die de Dienst gebruikt.

• “Account”: de persoonlijke omgeving van de Gebruiker, toegankelijk na authenticatie, waarmee de Dienst kan worden gebruikt.

• “Abonnement”: een betaalde formule die toegang geeft tot bepaalde functionaliteiten van de Dienst afhankelijk van het gekozen plan (Solo, Duo, Trio, Quad, Team, enz.).

3. Aanvaarding en afdwingbaarheid van de GV

Toegang tot en gebruik van de Dienst houdt volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze GV in.

De GV zijn op elk moment beschikbaar op de Site. Ze kunnen op elk moment door de uitgever worden gewijzigd of bijgewerkt. De toepasselijke versie is de versie die van kracht is op de datum waarop de Gebruiker de Dienst gebruikt.

Indien de Gebruiker het niet eens is met (een deel van) deze GV, dient hij onmiddellijk te stoppen met het gebruik van de Dienst en, indien van toepassing, zijn Account te verwijderen.

4. Aanmaken van een Account en toegang tot de Dienst

4.1. Registratie

Om de Dienst te gebruiken, dient de Gebruiker een Account aan te maken door de gevraagde informatie te verstrekken (met name e-mailadres en wachtwoord). De Gebruiker verbindt zich ertoe correcte, volledige en actuele informatie te verstrekken.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) en voor alle activiteiten die via zijn Account worden uitgevoerd. Het is aan de Gebruiker om een voldoende veilig wachtwoord te kiezen en dit geheim te houden.

4.2. Toegang tot de Dienst

De Dienst is online toegankelijk, 24 uur per dag en 7 dagen per week, behoudens geplande of ongeplande onderbrekingen, met name voor onderhoud, updates of overmacht.

De uitgever stelt redelijke middelen in om de beschikbaarheid van de Dienst te waarborgen, zonder resultaatsverplichting.

5. Abonnementen en facturatie

Bepaalde functionaliteiten van de Dienst zijn gratis toegankelijk (het “Gratis” plan), terwijl andere een betaald Abonnement vereisen (Solo, Duo, Trio, Quad, Team, enz.).

De tarieven en voorwaarden van de Abonnementen worden toegelicht op de pagina “Tarieven” van de Site. Ze kunnen op elk moment worden gewijzigd voor nieuwe Abonnementen. In geval van een wijziging voor een lopend Abonnement wordt de Gebruiker binnen een redelijke termijn geïnformeerd.

Betaling van Abonnementen gebeurt via een externe betalingsdienstverlener (bijvoorbeeld Stripe). De uitgever heeft geen toegang tot het volledige bankkaartnummer van de Gebruiker.

Tenzij anders vermeld, worden Abonnementen afgesloten voor een periode van één jaar en stilzwijgend verlengd bij elke vervaldatum, tenzij de Gebruiker opzegt volgens de modaliteiten die worden aangegeven in zijn beheeromgeving voor Abonnementen.

6. Gebruik van de Dienst

6.1. Ingevoerde gegevens en juistheid

De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor de gegevens die hij importeert, invoert of koppelt aan de Dienst (agenda-afspraken, adressen, voertuigen, reisdoelen, bewijsstukken, terugbetaalde bedragen, enz.).

Het is aan de Gebruiker om de juistheid en volledigheid te controleren van de informatie die wordt gebruikt voor de berekening van afstanden en kilometervergoedingen.

6.2. Correct gebruik

De Gebruiker verbindt zich ertoe:

• de Dienst te gebruiken in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving;

• de Dienst niet te misbruiken, met name met het oog op het schaden van derden, het omzeilen van fiscale of sociale regels of het plegen van fraude;

• niet te trachten toegang te krijgen tot accounts of gegevens van andere Gebruikers;

• de goede werking van de Dienst niet te verstoren (inbraakpogingen, overbelasting, niet-toegestane scripts, enz.).

Bij niet-naleving van deze GV behoudt de uitgever zich het recht voor de toegang tot de Dienst op te schorten of te beëindigen, onverminderd eventuele aansprakelijkheidsvorderingen.

7. Gegevens, vertrouwelijkheid en verwijdering van het account

7.1. Hosting van gegevens

De gegevens van de Gebruiker worden gehost in Frankrijk door een professionele hostingprovider (bijvoorbeeld OVHcloud), onder technische en beveiligingsvoorwaarden die redelijkerwijs aansluiten bij de stand van de techniek.

7.2. Geen doorverkoop van gegevens

De uitgever verkoopt geen persoonsgegevens of professionele gegevens van Gebruikers aan derden.
Gegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld met:

• technische dienstverleners die betrokken zijn bij de werking van de Dienst (hosting, e-mailing, betaling, enz.);

• administratieve of gerechtelijke autoriteiten wanneer de wet dit vereist.

Deze verwerkingen worden toegelicht in het Privacybeleid van de Dienst.

7.3. Recht op verwijdering en gegevensbeheer

De Gebruiker kan op elk moment zijn Account en de daaraan gekoppelde gegevens verwijderen via zijn klantomgeving, overeenkomstig de voorziene functionaliteiten.

Het verwijderen van het Account leidt tot:

• verwijdering of anonimisering van de gegevens van de Gebruiker in de actieve databases van de Dienst, behoudens wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld facturatiegegevens);

• deactivering van de toegang tot de Dienst.

Bepaalde gegevens kunnen tijdelijk aanwezig blijven in technische back-ups voordat ze definitief worden verwijderd.

De volledige modaliteiten van verwerking, bewaring en verwijdering van gegevens worden beschreven in het Privacybeleid.

8. Rol van Kilevo en verantwoordelijkheid van de Gebruiker

8.1. Hulpmiddel voor berekening en het genereren van bewijsstukken

Kilevo biedt een hulpmiddel voor berekening en centralisatie dat bedoeld is om te vergemakkelijken:

• het bijhouden van professionele ritten;

• de berekening van afstanden en kilometervergoedingen op basis van ingestelde fiscale schalen;

• het genereren van bewijsstukken (PDF, CSV, enz.) voor boekhoudkundige en fiscale of sociale procedures.

De Dienst vormt echter geen juridisch, fiscaal, sociaal of boekhoudkundig advies.
De Gebruiker blijft als enige verantwoordelijk voor:

• de conformiteit van zijn aangiften bij de fiscale of sociale administratie of enige andere instantie;

• de keuze van de gebruikte fiscale schalen en parameters;

• de gevolgen van het gebruik of de interpretatie van documenten die door Kilevo worden gegenereerd.

Het wordt aanbevolen dat de Gebruiker een accountant, advocaat of andere bevoegde adviseur raadpleegt voor vragen over zijn verplichtingen.

8.2. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan, kan de uitgever niet aansprakelijk worden gesteld voor:

• indirecte schade (verlies van omzet, klanten, reputatie, enz.) die voortvloeit uit het gebruik van of het niet kunnen gebruiken van de Dienst;

• fouten of omissies in gegevens die door de Gebruiker zijn ingevoerd of geïmporteerd, of in gegevens afkomstig van diensten van derden (agenda’s, zakelijke software, enz.);

• onverenigbaarheid tussen de Dienst en de systemen, software of apparatuur van de Gebruiker.

In ieder geval is de totale aansprakelijkheid van de uitgever, indien deze wordt ingeroepen, beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker daadwerkelijk heeft betaald voor zijn Abonnement gedurende de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot het geschil.

9. Diensten van derden en agenda-koppelingen

De Dienst maakt het mogelijk om diensten van derden te koppelen (Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple / iCalendar, ICS, zakelijke software, enz.).

De Gebruiker wordt ervan op de hoogte gebracht dat:

• deze diensten van derden hun eigen gebruiksvoorwaarden en privacybeleid hebben, waarover de uitgever geen controle heeft;

• de uitgever niet aansprakelijk kan worden gesteld voor wijzigingen, onderbrekingen of storingen van deze diensten van derden, noch voor gevolgen die voortvloeien uit onbeschikbaarheid of fouten in gegevens afkomstig van deze diensten.

Het is aan de Gebruiker om de verleende machtigingen bij het koppelen van deze diensten te controleren en deze, indien nodig, in te trekken via zijn Account of rechtstreeks bij de betrokken dienst van derden.

10. Intellectuele eigendom

De Kilevo-dienst, de Site en alle elementen waaruit deze bestaan (teksten, afbeeldingen, logo’s, visuele identiteit, interfaces, database, functionaliteiten, enz.) worden beschermd door de geldende wetgeving inzake intellectuele eigendom en zijn, tenzij anders vermeld, de exclusieve eigendom van de uitgever.

Elke reproductie, voorstelling, wijziging, aanpassing, vertaling, verspreiding of exploitatie, geheel of gedeeltelijk, van deze elementen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever is strikt verboden.

De Gebruiker behoudt de eigendom van de gegevens die hij importeert of invoert in de Dienst (ritten, klantinformatie, bewijsstukken, enz.). De Gebruiker verleent de uitgever echter een niet-exclusief gebruiksrecht, beperkt tot de duur van de overeenkomst en uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst.

11. Beschikbaarheid, onderhoud en evoluties van de Dienst

De uitgever stelt redelijke middelen in (middelenverbintenis) om de beschikbaarheid en goede werking van de Dienst te waarborgen.

De uitgever behoudt zich het recht voor:

• de toegang tot de Dienst tijdelijk te onderbreken voor onderhouds-, beveiligings- of updatewerkzaamheden;

• de functionaliteiten van de Dienst te laten evolueren, toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, mits het hoofddoel van de Dienst voor lopende Abonnees niet wezenlijk wordt aangetast.

Waar mogelijk zullen geplande onderbrekingen vooraf binnen een redelijke termijn worden aangekondigd.

12. Duur, opzegging en verwijdering van het Account

Deze GV zijn van toepassing gedurende de volledige gebruiksduur van de Dienst door de Gebruiker.

12.1. Opzegging op initiatief van de Gebruiker

De Gebruiker kan zijn Abonnement opzeggen en/of zijn Account op elk moment verwijderen via zijn klantomgeving, volgens de modaliteiten die in de interface zijn aangegeven.

Bij opzegging van een betaald Abonnement vóór de vervaldatum blijven, behoudens andersluidende bepalingen of wettelijke verplichtingen, reeds betaalde bedragen verschuldigd aan de uitgever (geen pro rata-terugbetaling), behalve specifieke voorwaarden vermeld op de Site.

12.2. Opzegging op initiatief van de uitgever

Bij een ernstige of herhaalde schending van deze GV door de Gebruiker (bijvoorbeeld frauduleus gebruik, inbraakpogingen, gebruik dat duidelijk in strijd is met de wet) kan de uitgever:

• de toegang tot de Dienst tijdelijk opschorten en/of;

• het Account van de Gebruiker beëindigen na kennisgeving, onverminderd eventuele schadevergoedingen.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze GV worden beheerst door het Franse recht.

Bij een geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van deze GV en bij gebrek aan een minnelijke oplossing, zijn de bevoegde rechtbanken die van het rechtsgebied van de vestigingsplaats van de uitgever.

14. Contact

Voor vragen over de Dienst of deze GV kan de Gebruiker contact opnemen met de uitgever via het contactformulier op de Site.