Politique de confidentialité — Kilevo

Dernière mise à jour : 04/12/2025

Kilevo attache une grande importance à la protection de vos données personnelles.
La présente politique a pour objectif d’expliquer, de manière simple et transparente, quelles données nous collectons, pourquoi nous les utilisons et quels sont vos droits lorsque vous utilisez le site Kilevo.com et l’application associée.

Cette politique s’applique aux Utilisateurs du Service, qu’ils soient indépendants, TPE ou entreprises.

1. Qui est responsable du traitement ?

Le service Kilevo est édité par :

Christophe Contard
Éditeur du logiciel Kilevo

Pour toute demande relative à la confidentialité ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact accessible sur le site et dans l’application.

2. Données que nous collectons

Kilevo collecte uniquement les données nécessaires au fonctionnement du Service et à la génération de vos registres et justificatifs.

2.1 Données d’identité et de compte

Lorsque vous créez un compte ou connectez un agenda, nous pouvons collecter :

• nom et prénom

• adresse e-mail

• informations de compte liées au fournisseur d’agenda (ex. Google, Microsoft)

2.2 Données issues de vos agendas connectés

Lorsque vous connectez un agenda (Google Calendar, Outlook, Apple/iCalendar via ICS, ou logiciels métiers compatibles), nous pouvons accéder et importer :

• le titre de l’événement

• le lieu de l’événement

• la date et l’heure

• la description de l’événement

Kilevo ne récupère pas les participants de vos événements.

Ces données sont utilisées pour constituer votre registre de trajets et justifier le motif professionnel, caritatif ou autre selon les règles applicables dans votre pays.

2.3 Données saisies dans l’application

Vous pouvez saisir ou enregistrer :

• adresses (domicile, bureau, lieux fréquents)

• véhicules (marque, modèle, caractéristiques utiles au calcul, ex. puissance fiscale selon pays)

• motifs de déplacements (selon la réglementation applicable)

• montants de remboursements déjà effectués

• commentaires ou informations de gestion

2.4 Justificatifs et pièces jointes

Vous pouvez importer des fichiers liés à vos déplacements, notamment :

• justificatifs de péage

• parking

• factures ou documents prouvant un rendez-vous

2.5 Données techniques

Pour des raisons de sécurité et de bon fonctionnement, nous pouvons collecter :

• logs techniques

• adresse IP

• informations de navigateur et d’appareil

• données liées à l’authentification

2.6 Données de facturation

Le paiement est géré via Stripe.
Nous ne stockons aucune donnée de carte bancaire sur nos serveurs.

Nous conservons uniquement les informations nécessaires à votre abonnement et à la gestion comptable (ex. statut d’abonnement, identifiants contractuels, historique de facturation).

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vos données sont utilisées pour :

• créer et gérer votre compte

• connecter vos agendas et importer vos rendez-vous

• calculer automatiquement vos distances

• appliquer le barème fiscal du pays et de la période concernés

• générer vos exports (PDF, CSV) pour vos obligations comptables, fiscales ou sociales

• gérer vos abonnements et la facturation

• assurer la sécurité du Service

• vous répondre via le support

Kilevo ne vend, ne loue, ne cède et ne partage pas vos données d’agenda ou données métier à des tiers à des fins commerciales.

4. Bases légales du traitement (RGPD)

Selon les cas, nous traitons vos données sur la base :

• de l’exécution du contrat (fourniture du Service)

• de nos obligations légales (ex. comptabilité/facturation)

• de notre intérêt légitime (sécurité, prévention des abus, amélioration du Service)

• de votre consentement (notamment pour les cookies non essentiels)

5. Accès aux services tiers (agendas)

Kilevo permet de connecter des services tiers comme Google, Microsoft ou tout fournisseur compatible ICS.

Ces services disposent de leurs propres conditions d’utilisation et politiques de confidentialité.
Nous ne contrôlons pas leurs pratiques.

Vous restez libre de :

• connecter ou non un agenda

• retirer une connexion à tout moment depuis votre compte ou depuis le service tiers

6. Où vos données sont-elles hébergées ?

Les données applicatives Kilevo sont hébergées en France chez un hébergeur professionnel, notamment :

• OVHcloud

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la nature sensible de certaines informations (notamment les rendez-vous importés).

7. Qui peut avoir accès à vos données ?

Vos données peuvent être traitées par :

• l’équipe Kilevo (strictement pour fournir le Service)

• nos prestataires techniques indispensables, agissant en tant que sous-traitants :

  • OVHcloud (hébergement)

  • Stripe (paiement)

  • Google Analytics (mesure d’audience)

En dehors de ces cas, vos données ne sont pas communiquées à des tiers, sauf obligation légale ou demande d’une autorité compétente.

8. Transferts hors Union européenne

Kilevo héberge et traite les données applicatives en France.

Toutefois :

• les services tiers que vous choisissez de connecter (ex. Google, Microsoft) peuvent traiter vos données selon leurs propres localisations d’infrastructure

• l’utilisation de Google Analytics peut impliquer un traitement de données de navigation par Google, potentiellement en dehors de l’EEE, avec des garanties appropriées prévues par la réglementation

9. Combien de temps conservons-nous vos données ?

9.1 Compte actif

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif afin de vous permettre d’utiliser le Service.

9.2 Comptes inactifs

Les comptes inactifs sont supprimés au bout d’un (1) an d’inactivité.

Cette suppression entraîne la suppression des données associées, notamment :

• trajets

• adresses

• véhicules

• justificatifs

• remboursements enregistrés

9.3 Suppression par l’Utilisateur

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis votre espace client.

La suppression est définitive et entraîne la suppression des données liées à votre usage du Service.
Kilevo ne conserve pas de mécanisme destiné à restaurer un compte supprimé.

9.4 Données de facturation

Certaines données liées à la facturation peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l’impose.

10. Cookies

Kilevo utilise :

10.1 Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement de l’application (authentification, sécurité, session).
Ils ne peuvent pas être désactivés car ils conditionnent l’accès au Service.

10.2 Cookies de mesure d’audience

Nous utilisons Google Analytics après votre consentement.

Un bandeau de gestion des cookies est affiché lors de votre première visite.
Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien de gestion des cookies en bas de page.

11. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez notamment du droit de :

• accéder à vos données

• les rectifier

• demander leur suppression

• limiter certains traitements

• vous opposer à certains usages

• obtenir une portabilité lorsque applicable

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact du site ou de l’application.

12. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre l’accès non autorisé, la perte ou l’altération.

Compte tenu de la nature des données d’agenda et des documents importés, nous veillons à limiter strictement les accès aux seuls besoins du Service.

13. Mise à jour de la politique

Nous pouvons faire évoluer cette politique pour refléter les évolutions du Service ou de la réglementation.
La date de mise à jour figurera en haut de cette page.